ビジネス書類のひな形を探す

挨拶状や稟議書など

挨拶状、稟議書など社内外でビジネス文書のひな形（テンプレート）を見つけたいなら、さまざまなウェブサイトがあります。どこでも無料でダウンロードできるところが大半ですね。そして、どこもビジネスユーザーを会員登録や広告収益を目的としているので有料のものの方が少ない状態です。希望に近いひな形を探すコツとしては、Googleで検索するなら画像検索がおすすめです。自分の欲しいイメージに近いひな形を探せるからです。

例えば日本人向けならbizoceanはたくさんひな形があり、DL数やありがとうの数もあるのでよく使われてるものを選べると思います。海外でもPandadocなども良さそうなテンプレートが揃っています。こちらも無料の会員登録で利用できます。

挨拶状は、最近であればaiを活用して事情、対象者、書く人の立場などを明確にして依頼すると、具体的な文章が出力されます。まだ日本語ではtpoでつかえないこともありますが、英語ではかなり流暢な文章を出力してくれます。

業務上で使用する帳票など

問題は業務や組織管理用の帳票のひな形です。これらはどれも使いにくいことが多いと思います。挨拶状などは文章を直すだけだから大きな問題はないですが、ExcelやWordで作られた表は、罫線のマージなどがされていて、１つの項目を消すにも加えるにも手間がかかってしまいます。幅などをかえると全部がおかしくなってしまうので、いっそ最初から自分で作ればよかったという経験のある方も多いでしょう。

これは汎用的にするために、なるべくさまざまな要望に応えるためにテンプレートが複雑になってしまうこともあるのではないでしょうか。そして、もっと大きい問題は「書類」という名前がつく限りは印刷を前提にして作成されていることです。だから、いろんな項目が文字の大きさや紙の幅によって制限されているため、無理やり場所や大きさを変えなくてはいけません。

紙の書類を無くし、クラウド上で管理する

なお、私のオフィスではMicrosoft Officeのソフトをつかったドキュメント、WordやExcelの書類は１つもない。社員全員に「使ってはならない」と禁止をしています。理由は３つあります。

1. ソフトウェアも作ったファイルもパソコン上で起動するため、ファイルが途中で壊れると一からやり直しになるので効率が悪い。社員の入退社のときに引き継ぎでパソコンの中からファイルを各自探し出さなければならない
2. Officeを購入するコストもかかり、ソフトのアップデートでも業務を邪魔する可能性がある
3. 個人情報や企業秘密情報がパソコンに残るため、マルウェアの感染や盗難のとき漏洩のリスクがある

そこで全てをGoogle DriveでGoogle DocsやGoogle Spread Sheetを使っていただいています。機能としてはWordやExcelのほうが優れているところもありますが、

1. クラウド上なのでパソコンがフリーズしてもファイルは残るし、ファイルが必ずクラウドにあるから検索も共有も楽。逆にそのファイルを見せたくなければアカウントの操作で簡単に閲覧できなくすることもできる
2. コストは０もしくはGoogle ワークスペースの月500円/人で使えて、アップデートで待つ必要がない
3. 個人情報がクラウドにあり、削除も管理も自由でマルウェアによる流出の可能性は下がるし盗難のときもアカウント操作で情報を守ることができる

こうすれば、紙に印刷することを意識することなく、デジタルで業務を回すことができます。そうすれば無駄に紙の幅を気にせず書類を作ることができます。
しかしそもそも、業務を回すために、書類として作成し、保存する必要があるのでしょうか？
ビジネス書類を印刷したらその書類を保管する必要があるし、デジタル化するのにも作業が発生します。つまりひな形をつかってビジネス書類をつくると危険で手間がかかるのです。

ビジネス書類は全部捨てましょう。そして、デジタルで使いやすい形で情報を集約しましょう。

1. 申請書類を全てGoogleフォームのようなところに入力してもらう。スプレッドシートに自動的に入るから簡単だ。スマホでの入力を進めるならAppSheetでアプリにしてしまうこともできる。プログラムは一切不要
2. 稟議書のような社内で複数の人が回すものは、フローをKintoneやZOHOを使いその上で入力してもらうようにする
3. 請求書など対外的な書式は、専用のソリューションを導入してメールなどでそのソリューションのテンプレートで送るようにする

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